Jos vietät suuren osan päivästä sähköpostiesi parissa, tiedät jo sen Gmail on paljon enemmän kuin pelkkä postilaatikkoSähköpostien, kokousten, keskustelujen ja jaettujen dokumenttien välillä on normaalia, että pää alkaa pyörälle, jos sinulla ei ole selkeää järjestelmää itsesi järjestämiseen. Muutamalla kikalla voit saat enemmän irti Gmailista.
Hyvä uutinen on, että sinun ei tarvitse täyttää tietokonettasi epämääräisillä ohjelmilla järjestyäksesi. Googlen jo sisältämien ominaisuuksien avulla voit luoda melko kattavan ympäristön: Muistiinpanot, tehtävät, muistutukset ja sisäiset kommentit, jotka on linkitetty suoraan sähköposteihisiGmailin käyttäminen yhdessä Google Tasksin, Google Keepin, Kalenterin, Chatin, Meetin, Driven ja jopa erikoislaajennusten kanssa.
Mitä tarkalleen ottaen ovat Gmailin "integroidut muistiinpanot"?
Kun puhumme integroiduista muistiinpanoista Gmailissa, viittaamme useisiin yhdessä toimiviin tasoihin: toisaalta, tehtävät ja muistutukset, joita voit hallita sivupaneelista Google Tasksin avullaToisaalta on olemassa Google Keepin pikamuistiinpanoja ja sisäisiä merkintöjä tai kommentteja, joita voit lisätä sähköposteihin käyttämällä kolmannen osapuolen työkaluja tai Workspacen edistyneitä ominaisuuksia.
Pohjimmiltaan sähköpostiin linkitetty muistiinpano on pieni kontekstuaalisen tekstin lohko, jonka sinä ja tiimisi voitte yhdistää tiettyyn keskusteluunSitä voidaan käyttää sisäisten ohjeiden jättämiseen, yhteenvedon tekemiseen, sopimuksen merkitsemiseen tai vastuun määrittämiseen muokkaamatta asiakkaan näkemää alkuperäistä viestiä.
Täydellisimmissä järjestelmissä nämä nuotit käyttäytyvät kuten yksityinen keskusteluketju sähköpostin päälläTiimin jäsenet voivat nähdä ne, vastata toisilleen, liittää tiedostoja tai jopa lisätä selittävän videon, kun taas sähköpostin vastaanottavat ulkopuoliset henkilöt eivät näe mitään kyseisestä sisäisestä keskustelusta.
Teknisesti ottaen näitä merkintöjä ei ole upotettu sähköpostin tekstiin, vaan pikemminkin Ne tallennetaan erillisenä tietokerroksena, joka synkronoidaan tiimisi postilaatikoiden välillä. selainlaajennusten tai tiettyjen integraatioiden kautta. Tällä tavoin ylläpidät sisäistä koordinointikanavaa juuri siellä, missä työ tehdään: itse Gmailissa.
Integroitu Gmail-kokemus Google Workspacessa
Jos käytät Google Workspacea yrityksessäsi, voit aktivoida puhelun. integroitu Gmail-kokemusSe yhdistää sähköpostin, Google Chatin, Google Meetin, Kalenterin, Driven, Docsin, Tasksin ja muita palveluita yhteen käyttöliittymään. Kaikki näkyy eri välilehdillä ja paneeleissa samassa ikkunassa.
Järjestelmänvalvojana ensimmäinen vaihe on ottaa käyttöön Google Chat ja sen ensisijaisen käytön mahdollisuus, jotta Käyttäjät voivat keskustella yksilöllisesti, ryhmissä tai työtiloissa suoraan Gmailista. Näissä tiloissa voit käyttää sovelluksia, hallita tehtäviä, luoda tilaraportteja ja jopa vaihtaa tehtävien omistajia poistumatta sähköpostistasi.
On myös hyvä idea aktivoida Google Meet, jotta Gmailista käsin Käyttäjät voivat luoda ja liittyä videopuheluihin suoraanKoulutusympäristöissä on lisätoimintoja Meetin mukauttamiseksi etäopetukseen, mutta käytännössä vaikutus on sama: kaikki keskitetään postilaatikkoon.
Prosessin loppuun saattamiseksi sinun on varmistettava, että Google Kalenteri, Drive, Docs ja Tasks ovat aktiivisia käyttäjätileillä. Vain silloin se toimii. Tulevat kokoukset tulevat näkyviin, ja tiedostoja voi jakaa keskusteluissa. ja tehtävät integroidaan Gmailiin, Chatiin ja Kalenteriin.
Tehtävien erityistapauksessa on tärkeää, että se on käytössä organisaatiotasolla, koska Tehtävät yhdistävät sähköpostit, keskustelut, dokumentit ja muistutukset yhdeksi työnkuluksiKun kaikki tämä on määritetty oikein, Gmail lakkaa olemasta "vain sähköposti" ja siitä tulee eräänlainen ohjauspaneeli päivittäiseen työhön.
Tietoturva, ulkoinen keskustelu ja tietojen säilytys
Kun alat käyttää sähköpostiin liittyviä muistiinpanoja, tehtäviä ja sisäisiä keskusteluja, ei riitä, että ajattelet vain tuottavuutta: Meidän on myös huolehdittava tietoturvasta ja tietojen säilytyksestäerityisesti yrityksissä, joilla on tiukat lakisääteiset tai vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Google-hallintakonsolista se on mahdollista hallita, voivatko käyttäjät keskustella organisaation ulkopuolisten ihmisten kanssaJa millä ehdoilla. Tähän sisältyy sellaisten tilojen (entisten kokoushuoneiden) luomisen rajoittaminen tai salliminen, joihin yrityksen ulkopuoliset ihmiset voivat osallistua, mikä on ratkaisevan tärkeää, jos käsittelet arkaluonteisia tietoja.
Toinen keskeinen seikka on keskusteluhistorian hallinta. Tämä kiinnostaa monia organisaatioita. Pidä historia käytössä chateissa ja tiloissa, jotta voit tarkastella aiempia keskusteluja ja noudattavat sisäisiä arkistointikäytäntöjä. Jos tämä on poistettu käytöstä, näitä viestejä ei tallenneta eikä lähetetä tiedonhallintatyökaluihin, kuten Google Holviin.
Jos yrityksesi käyttää Holvia, on suositeltavaa koordinoida asia lakitiimin kanssa määrittele selkeästi säilytys- ja hakukäytännötHuomaa, että kun historia on poistettu käytöstä, chat-viestit ja jotkin sisäisiin muistiinpanoihin liittyvät toiminnot eivät välttämättä ole käytettävissä tulevissa hauissa. viennin.
Kun tämä perusta on määritetty oikein, voit hyödyntää integroitua Gmail-kokemusta mielenrauhalla tietäen, että Muistiinpanot, tehtävät ja sisäiset keskustelut noudattavat organisaatiosi tietoturva- ja säilytyskäytäntöjä..
Sisäiset muistiinpanot sähköposteissa: miten yhteistyö toimii Gmailin yläpuolella
Tasksin ja Keepin lisäksi monet yritykset lisäävät yhteistyöhön ylimääräisen tason sähköposteihin suoraan liittyvät sisäiset muistiinpanotTässä kohtaa laajennukset ja alustat tulevat mukaan kuvaan, ja ne muuttavat Gmailin paljon älykkäämmäksi jaetuksi postilaatikoksi.
Idea on yksinkertainen: sen sijaan, että sähköposti lähetettäisiin edelleen kollegalle keskusteltavaksi tai avattaisiin rinnakkainen keskustelu toisessa chatissa, Lisää yksityinen kommentti alkuperäiseen sähköpostiin.Vain tiimisi näkee sen, ei koskaan asiakas, ja siellä voit keskustella, selventää epäilyksiä, tehdä päätöksiä tai jättää ohjeita vastattavaksi.
Jaetuissa postilaatikoissa, kuten support@ tai sales@, tällä on suuri merkitys. Perinteisesti, jos tukiedustaja tarvitsi apua insinööriltä, hänen piti lähettää sähköposti edelleen tai kopioida se toiseen työkaluun. kontekstin rikkominen ja tiedon hajottaminenSisäisissä muistiinpanoissa mainitse työtoverisi @-symbolilla muistiinpanossa, jotta hän saa ilmoituksen ja näkee asiakkaan viestin kaikkine yksityiskohtineen.
Nämä muistiinpanot yleensä sallivat Liitä asiakirjoja, kuvakaappauksia, linkkejä tai jopa lyhyitä videoita joissa selität monimutkaisen tapauksen. Lisäksi ne on järjestetty aikajärjestykseen aikaleimoilla ja kirjauksella siitä, kuka sanoi mitä, mikä auttaa tarkastamaan päätöksiä tai tarkastelemaan, miten tapaus ratkaistiin.
Käytännössä tämä sisäinen kommenttikerros muuttaa Gmailin hybriditila sähköpostin ja työnhallintatyökalun välillävähentämällä tarpeetonta edelleenlähetystä ja estämällä kriittisen tiedon leviämisen useille kanaville.
Alustat ja laajennukset muistiinpanojen lisäämiseen Gmail-sähköposteihin
Jos käytät Gmailia henkilökohtaisiin tai ammatillisiin tarkoituksiin ilman Google Workspacen edistynyttä ominaisuutta, voit silti lisätä muistiinpanoja sähköposteihisi kolmannen osapuolen laajennusten ja sovellusten avulla. Lisäksi voit yhdistää tämän… edistynyt suodatus järjestää tiettyjä ketjuja automaattisesti. Useat suositut ratkaisut mahdollistavat merkintöjen kirjoittamisen suoraan jokaiseen säikeeseen. ja joissakin tapauksissa linkittää ne Google Drive -tiliisi.
Yksi klassisista vaihtoehdoista on laajennus, joka Chromeen tai Firefoxiin asennettuna Lisää pieni muistivihko keskustelun alkuunSieltä voit kirjoittaa kyseiseen viestiketjuun liittyviä kommentteja, jotka tallennetaan Driveesi. Jokaisella viestillä voi olla omat muistiinpanonsa, jotka sopivat täydellisesti muistamaan, mitä sinun on tehtävä kunkin sähköpostin kanssa.
On olemassa muita työkaluja, jotka menevät askeleen pidemmälle ja muuttavat Gmailin tehtävienhallintajärjestelmä muistiinpanoineen ja määräaikoineenNäiden avulla voit yleensä merkitä sähköposteja tietyillä toiminnoilla, ajoittaa muistutuksia ja tarkastella odottavia tehtäviäsi päivän tai tilan mukaan (tänään, huomenna, kesken, odotustilassa jne.) järjestettyinä, ja lisätä muistiinpanoja jokaisen viestin viereen.
Windowsille on myös työpöytäsovelluksia, jotka eivät integroidu suoraan Gmail-käyttöliittymään, mutta jotka Ne näyttävät ponnahdusikkunoita, jotka liittyvät katselemaasi viestiin.Ne toimivat yleensä linkittämällä jokaisen muistiinpanon manuaalisesti sähköpostin URL-osoitteeseen tai avainsanoihin; kun avaat vastaavan sähköpostin, saat ilmoituksen vastaavasta muistiinpanosta.
Millä tahansa näistä vaihtoehdoista saavutat sen Jokaisen tärkeän sähköpostin mukana tulisi olla selitys, tehtävälista tai tehty päätös.ilman, että sinun tarvitsee luottaa muistiisi tai edelleenlähetettyihin sähköpostiketjuihin, joita on lopulta mahdotonta seurata.
Gmail, Tasks ja Keep: integroitujen muistiinpanojen ja tehtävien ydin
Ilman minkään muun asentamista Gmail tarjoaa jo sivupaneelin, josta voit käyttää Google Tasks ja Google Keep muistiinpano- ja tehtävälistajärjestelmänäNämä kaksi sovellusta synkronoituvat Kalenterin, Driven, Docsin ja muun Google-ekosysteemin kanssa.
Google Tasks on suunniteltu tiettyjen tehtävien hallintaan: voit Luo tehtäviä, määritä niille päivämäärä ja kellonaika, lisää kuvaukset ja jaa ne alitehtäviin.Kaikki tämä tapahtuu poistumatta Gmail-käyttöliittymästä, yksinkertaisesti avaamalla sivupaneeli ja kirjoittamalla.
Google Keep toimii enemmän kuin nopea muistivihko: sen avulla voit tallenna ideoita, tarkistuslistoja, tekstikatkelmia tai linkkejä jota et halua menettää. Se näkyy myös Gmailin sivussa, joten voit tarkistaa muistiinpanojasi samalla kun luet sähköposteja tai vastaat niihin.
Google on jo jonkin aikaa ryhmitellyt useimmat muistutukset tehtäviin. Nämä muistutukset näkyivät aiemmin Kalenterissa tai Google Assistantissa. nyt ne on integroitu yhdeksi tehtäväkokemukseksiNäin kaikki on helposti yhdessä paikassa eikä muistutuksia tarvitse hajauttaa puoleen tusinaan sovellukseen.
Olennaista on, että koko järjestelmä on synkronoitu pilvessä: Kaikki Gmailissa Tasksiin tai Keepiin tekemäsi muutokset näkyvät välittömästi mobiililaitteellasi, tabletillasi tai Kalenterissasi.Jos havaitset ongelmia, ota yhteyttä yleisiä Gmail-ratkaisujajoten voit pysyä ajan tasalla tehtävälistallasi millä tahansa laitteella.
Muuta Gmail-sähköpostit käytännön tehtäviksi
Yksi hyödyllisimmistä toiminnoista, jotka ovat käytettävissäsi, on Muunna sähköposti Google Tasks -tehtäväksi vain muutamalla napsautuksellaIhanteellinen sähköposteille, jotka sisältävät pyyntöjä, määräaikoja tai asioita, joita et voi tehdä heti.
Toimenpide on yksinkertainen: avaa viesti ja käytä sähköpostin kuvakepalkissa olevaa "Lisää tehtäviin" -vaihtoehtoa. Gmail luo automaattisesti uuden tehtävän sivupalkkiin. linkitetty alkuperäiseen sähköpostiin suoran linkin kautta.
Tehtävälomakkeen avulla voit muokata otsikkoa, laajentaa kuvausta, lisätä alitehtäviä, kirjoittaa lisähuomautuksia ja aseta voimassaolopäivämäärä ja -kellonaikaTällä tavoin sähköposti lakkaa olemasta pelkkää tietoa ja siitä tulee selkeä toimenpide, johon liittyy määräaika.
Suurin etu on se, että kun tehtävän suorittamisen aika koittaa, Voit palata alkuperäiseen sähköpostiin yhdellä napsautuksella.Liitteiden, kontekstin ja aiempien keskustelujen tarkastelu ilman, että sinun tarvitsee etsiä postilaatikkoasi.
Tällä tavoin toimimalla tarjottimestasi tulee eräänlainen suppilo: Tärkeät viestit muunnetaan näkyviksi ja järjestelmällisiksi tehtäviksi., kun taas loput arkistoidaan pois tai jätetään taustalle, mikä vähentää kaaoksen tunnetta.
Mukautetut listat, alitehtävät ja toistuvat tehtävät
Jotta omenat ja appelsiinit eivät sekoitu keskenään, Google Tasks sallii Luo useita listoja ja erottele tehtäväsi projektien, aiheiden tai elämäsi osa-alueiden mukaanVoit esimerkiksi käyttää yhtä listaa "Työ"-listalle, toista "Henkilökohtaisille"-listalle, toista "Asiakkaat X"-listalle ja niin edelleen.
Avaa Gmailin sivupalkissa Tehtävät-valikko ja valitse "Luo lista". Aina kun muutat sähköpostin tehtäväksi, Voit valita, mihin listaan se tallennetaan, jotta kaikki pysyy järjestyksessä. ja tarkastele vain sitä, mikä sinua kulloinkin kiinnostaa.
Kun tehtävä on liian suuri, on fiksua jakaa se osiin. Voit tehdä tämän keskittymällä kunkin tehtävän yksityiskohtiin. lisää alitehtäviä, jotka edustavat pienempiä vaiheitaEsimerkiksi "Valmistele kuukausiraportti" voidaan jakaa useisiin vaiheisiin, joilla on omat laatikkonsa.
Lisäksi monet tehtävät ovat toistuvia: viikoittaisten raporttien lähettäminen, kuukausittaisten laskujen tarkistaminen, neljännesvuosittaisten asiakirjojen päivittäminen… Näissä tapauksissa Googlen ekosysteemi mahdollistaa Määritä tehtävät toistumaan päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain.jotta ne luodaan automaattisesti ilman, että sinun tarvitsee luoda niitä uudelleen.
Yhdistämällä listoja, alitehtäviä ja toistuvia tehtäviä integroidut muistiinpanosi lakkaavat olemasta pelkkiä erillisiä muistutuksia ja Niistä tulee kevyt mutta tehokas työnhallintajärjestelmä, mukautettuna omaan tapaasi organisoida itseäsi.
Google Keep: Pikamuistiinpanoja tehtäviesi tueksi
Vaikka Tasks keskittyy siihen, "mitä" sinun on tehtävä, Google Keep sopii täydellisesti pelastaakseen monien näiden tehtävien "miten" ja "miksi"Se on ihanteellinen paikka jättää muistiinpanoja, ideoita, luonnoksia tai listoja, jotka eivät vielä ole konkreettisia toimia.
Koska se on integroitu Gmailin sivupalkkiin, voit avata Keepin sähköpostia lukiessasi ja Kirjoita muistiin tärkeät tiedot, joita et halua menettää.puhelussa tehdyt päätökset, ehdotuksen keskeiset kohdat, kokouksessa keskusteltavat ideat jne.
Keepin avulla voit luoda muistiinpanoja tekstillä, tarkistuslistoilla, kuvilla ja jopa äänitallenteilla mobiililaitteellasi, joita voit sitten... Ne synkronoidaan ja näytetään, vaikka työskentelisit tietokoneellasi.Kaikki on linkitetty Google-tiliisi, eikä ylimääräisiä asennuksia tarvita.
Erittäin kätevä tapa työskennellä on käyttää Keepiä tiedon tallentamiseen vapaasti, ja kun muistiinpanosta tulee jotain tehtävää, siirtää tiedot Tasks-tehtävään tai linkittää ne tiettyyn sähköpostiinNäin pidät ajatukset ja teot selkeästi erillään.
Viime kädessä Keep ja Tasks täydentävät toisiaan: Säilytä digitaalisena muistikirjana, tehtävät strukturoituna tehtävälistanaMolemmat ovat käytettävissä samasta näytöstä, josta hallinnoit sähköpostiasi Gmailissa.
Tehtävien integrointi Kalenteriin, Docsiin, Driveen ja Chatiin
Gmailin integroitujen muistiinpanojen todellinen potentiaali tulee ilmeiseksi, kun näet miten Google Tasks yhdistyy muihin Googlen palveluihin jota luultavasti jo käytät päivittäin.
Google Kalenterissa tehtäväsi näkyvät määräpäiviensä mukaisesti vastaavina päivinä. Yhdellä silmäyksellä näet ne kaikki. Näytä tapaamiset, kokoukset ja tehtävät kaikki yhdessä paikassa.välttää päivän ylikuormittamista huomaamattasi.
Google Docsissa voit tehdä yhteistyötä jaetun dokumentin parissa määrittää tehtäviä tietyille henkilöille kommenttien ja mainintojen avullaNämä tehtävät näkyvät lopulta kunkin käyttäjän tehtäväluettelossa, mikä yhdistää dokumenttityön yleiseen tehtäväluetteloon.
Google Chat -tiloissa, erityisesti tiimikanavana käyttämissäsi tiloissa, on erityinen tehtävävälilehti, jossa voit Luo tehtäviä, jotka näkyvät kaikille, ja määritä ne tietyille jäsenilleJokainen tilan tehtävä linkitetään keskusteluun ja näkyy vastuuhenkilön henkilökohtaisessa tehtäväluettelossa.
Lisäksi Drive toimii tukikohtana tehtäviin, dokumentteihin tai muistiinpanoihin linkitettyjen tiedostojen tallentamiseen. Tällä tavoin Yksi ekosysteemi yhdistää sähköpostit, sisäiset muistiinpanot, dokumentit ja tehtävätvälttäen ajanhukkaa hyppimiseen työkalujen välillä, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa.
Kaikki tämä vahvistaa ajatusta siitä, että Gmailin integroidut muistiinpanot eivät ole vain "digitaalisia post-it-lappuja", vaan sähköpostin, kalenterin, dokumenttien ja chatin välisen koordinoidun työnkulun keskeiset osat.
Automaattinen muistiinpanojen tekeminen kokouksissa Google Meetin ja Geminin avulla
Kun kokouksia on paljon, muistiinpanojen tekeminen käsin tulee epäkäytännölliseksi. Näitä tilanteita varten Google Meet sisältää ominaisuuden nimeltä "Tee muistiinpanoja puolestani", joka Geminin tekoälyn avulla... Luo automaattisia yhteenvetoja ja muistiinpanoja Google Docsissa kokouksen ollessa käynnissä.
Tämä ominaisuus on saatavilla tietyissä Google Workspace -versioissa ja tukee useita kieliä, mukaan lukien espanjaa. Kun ominaisuus on aktivoitu, Meet luo dokumentin, jossa Keskustellut kohdat, tärkeimmät päätökset ja ehdotetut jatkotoimenpiteet kootaan parhaillaan.jonka voit sitten jakaa osallistujien kanssa valitsemiesi asetusten mukaisesti.
Meet-käyttöliittymän kautta järjestäjä tai valtuutetut sisäiset osallistujat voivat aloittaa ja lopettaa muistiinpanojen tekemisen milloin tahansajotta keskustelun arkaluontoisimmat osat jätetään pois tiivistelmästä, jos niin päätetään.
Kun kokous on ohi, järjestelmä luo kokousmuistiinpanot, tallentaa ne järjestäjän Driveen ja Lähetä sähköposti, jossa on linkki yhteenvetoon ja ohjeet jatkotoimiin. Asiakirja lähetetään sekä järjestäjälle että ominaisuuden aktivoineelle henkilölle. Lisäksi se liitetään vastaavaan kalenteritapahtumaan.
Jos myös transkriptio on käytössä kokouksen aikana, muistiinpanoihin voidaan sisällyttää aikaleimoja, jotka Ne vievät sinut suoraan keskustelun tarkkaan hetkeen.Tämä helpottaa kriittisten osien tarkastelua ilman, että koko kokousta tarvitsee kuunnella tai lukea uudelleen.
Käyttöoikeuksien hallinta ja mahdolliset ongelmat kokousmuistiinpanoissa
Kuten minkä tahansa työtilan edistyneen ominaisuuden kohdalla, ”Tee muistiinpanoja puolestani” -toiminto on ehdollinen. järjestelmänvalvojan suorittamat suojaustoimenpiteet ja konfigurointiJos et näe vaihtoehtoa sen käyttämiseen, se voi johtua siitä, että Workspace-versiosi ei sisällä sitä tai koska järjestelmänvalvoja ei ole vielä ottanut sitä käyttöön.
Pääsy luotuihin muistiinpanoihin riippuu siitä, miten määrität "Lähetä muistiinpanoja" -asetuksen, kun käynnistät ominaisuuden. Voit jakaa ne kaikkien vieraiden, vain organisaatiosi sisäisten jäsenten tai rajoittaa pääsyä järjestäjälle ja yhteisjärjestäjillemikä on hyödyllistä arkaluontoisissa kokouksissa.
Ulkopuoliset vieraat näkevät, että kalenteritapahtumaan on liitetty dokumentti, mutta He eivät voi avata sitä ilman nimenomaista lupaa.Tämä tarjoaa tarkan hallinnan siitä, kuka näkee mitä, vaikka mukana olisi useita ihmisiä.
Joskus yhteenveto voi olla epätäydellinen tai sitä ei luoda ollenkaan. Yleisiä syitä ovat: yhteysongelmat, liian lyhyet kokoukset tai sisältö, joka ei ole Meetin hyväksyttävää käyttöä koskevien käytäntöjen mukaistaJoissakin tapauksissa pelkkä selaimen uudelleenkäynnistys tai asetusten tarkistaminen korjaa sen.
Viisaasti käytettynä tämä ominaisuus vähentää huomattavasti kokousten dokumentointityötä ja mahdollistaa Pidä Google-ekosysteemiin integroidut muistiinpanosi ajan tasalla ilman manuaalista vaivaa..
Edistyneet sisäiset muistiinpanot Gmailissa erikoistuneiden laajennusten avulla
Palatakseni sähköpostin aiheeseen, on olemassa alustoja, jotka integroituvat syvästi Gmailiin selainlaajennusten kautta Lisää yksityisiä muistiinpanopaneeleja jokaisen viestin viereenVisuaalisesti se näyttää Gmailin alkuperäiseltä ominaisuudelta, mutta kulissien takana se toimii erillisenä kerroksena.
Asentamalla jonkin näistä ratkaisuista näet jokaisen sähköpostiketjun sisällä sivupalkin, jossa Voit kirjoittaa kommentteja, mainita työtovereita @-merkillä, liittää tiedostoja tai upottaa selittäviä videoita.Kaikki tämä ilman, että ulkoinen vastaanottaja näkee mitään tuosta sisäisestä keskustelusta.
Yksi näiden alustojen mielenkiintoinen etu on, että monet sallivat Esikatsele, onko sähköpostiin liitetty muistiinpanoja, avaamatta sitä.Tämä on erittäin kätevää rekrytoijille tai myyntitiimeille, jotka hallinnoivat suuria viestimääriä ja joiden on nopeasti suodatettava, millä keskusteluketjuilla on tärkeää lisäkontekstia.
Joissakin tapauksissa voit jopa automatisoida osan työnkulusta: esimerkiksi asettamalla sääntöjä niin, että kun tiettyjä ominaisuuksia sisältävä sähköposti saapuu, Luo automaattinen muistiinpano, jossa mainitaan työtoveri tai merkitse tehtävä jaetussa työjärjestelmässäsi.
Jos työskentelet tiimissä, joka elää ja hengittää Gmailia, tällaiset ratkaisut muuttavat postilaatikon aidoksi yhteistyöympäristöksi, jossa Integroidut muistiinpanot toimivat liimana ihmisten, sähköpostien, tiedostojen ja päätösten välillä.
Hyviä tapoja muistiinpanojen ja tehtävien järjestämiseen Gmailissa
Vaikka työkalu olisi kuinka tehokas tahansa, jos et käytä sitä järjestelmällisesti, palaat lopulta kaaokseen. On suositeltavaa omaksua muutamia yksinkertaisia rutiineja, jotta Gmailin integroidut muistiinpanot olisivat tehokkaampia. työskentele eduksesi äläkä ole meluisa.
Ensimmäinen käytännön sääntö on pitää asiat erillään: luo Tehtävät-osioon erilliset listat työlle, henkilökohtaiselle elämälle ja tärkeille projekteille, ja Varaa Keep ideoille ja muistiinpanoille, jotka eivät vielä ole konkreettisia toimiaNäin vältät kiireellisten asioiden sekoittamisen satunnaisiin ajatuksiin.
On myös paljon apua, jos päivämäärän määrittää vain tehtäville, joilla on todella määräaika. Kaikelle ei tarvitse määrättyä päivää ja kellonaikaa.Joidenkin tehtävien jättäminen päiväämättä muuttaa ne eräänlaiseksi "yleiseksi tehtävälistaksi", johon voit tarttua, kun sinulla on aikaa.
Tarkista kalenterisi integroituine tehtävine vähintään kerran viikossa. Tämä katsaus auttaa sinua uudelleenjärjestelyjä kiireisiltä päiviltä vähemmän kiireisille päivillehyödyntämällä sitä, kuinka helppoa niitä on vetää päivästä toiseen Kalenterissa.
Sähköpostien sisäisten muistiinpanojen osalta yritä tehdä jokaisesta merkinnästä selkeä ja käytännönläheinen: sen sijaan, että kirjoittaisit "katso tätä", kokeile jotain tällaista: "@Nimi, tarkista hinnat osiosta 3 ja vahvista ne ennen torstaita"Mitä tarkempi olet, sitä vähemmän tulee väärinkäsityksiä.
Näiden tapojen myötä Gmailiin integroidut muistiinpanot ja tehtävät lakkaavat olemasta pelkkiä lisäominaisuuksia ja Niistä tulee tukiranka, jonka päälle järjestät oman ja tiimisi työn päivittäin..
Gmail yhdistettynä Google Tasksiin, Keepiin, Kalenteriin, Chatiin, Meetiin, Docsiin, Driveen ja tarvittaessa muutamaan huolellisesti valittuun laajennukseen antaa sinun rakentaa integroitu nuottijärjestelmä jossa sähköpostit muutetaan selkeiksi toimiksi, kokoukset dokumentoidaan, sisäiset päätökset tallennetaan jokaisen viestin yhteyteen ja kaikki pidetään synkronoituna eri laitteiden välillä, jolloin postilaatikkosi muuttuu stressin lähteestä paljon järjestelmällisemmäksi koordinointityökaluksi.
